Controllo di gestione nelle PMI: gli indicatori da guardare ogni mese

È fine mese. Il fatturato è in linea con le attese, i clienti non mancano, eppure sul conto corrente c'è meno liquidità del previsto e non è facile spiegarsi il perché. Molti imprenditori riconoscono questa scena. Spesso la causa non è un evento eccezionale, ma l'assenza di un sistema che mostri in tempo utile cosa sta accadendo nell'azienda. Il controllo di gestione serve a questo: trasformare i dati contabili in informazioni su cui decidere.

Perché guardare i numeri ogni mese e non solo a fine anno

Il bilancio d'esercizio fotografa l'azienda a distanza di mesi: quando arriva, le decisioni da prendere sono già passate. Un monitoraggio mensile permette invece di accorgersi di uno scostamento mentre è ancora correggibile: un margine che si assottiglia, un cliente che paga sempre più tardi, un costo che cresce più dei ricavi.

C'è anche un aspetto normativo da non trascurare. Per chi esercita l'impresa in forma societaria, il Codice civile prevede il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell'impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi. Un cruscotto di indicatori mensili è uno degli strumenti concreti con cui dare sostanza a questo principio, in modo proporzionato alla propria realtà.

Gli indicatori economici: dove si crea (o si perde) valore

Gli indicatori economici rispondono a una domanda: l'attività, così com'è organizzata, genera margine? Per una PMI i più utili sono pochi e semplici da calcolare.

• Ricavi per linea di prodotto, servizio o cliente: mostrano da dove arriva davvero il fatturato e quanto dipende da pochi clienti.
• Margine di contribuzione: è la differenza tra ricavi e costi variabili (materie prime, lavorazioni esterne, provvigioni). Indica quanto resta per coprire i costi fissi e produrre utile.
• Incidenza del costo del lavoro sui ricavi: utile per capire se la struttura è dimensionata rispetto al volume di attività.
• Margine operativo lordo (MOL o EBITDA): misura la redditività della gestione caratteristica prima di ammortamenti, oneri finanziari e imposte.
• Punto di pareggio: il livello di ricavi oltre il quale l'azienda copre tutti i costi. Conoscerlo aiuta a valutare prezzi, sconti e nuovi investimenti.
• Scostamento rispetto al budget: il confronto tra consuntivo e previsione, con una breve spiegazione delle differenze più rilevanti.

Un'avvertenza: guardare solo il fatturato è l'errore più frequente. Ricavi in crescita con margini in calo possono essere un segnale di allarme, non di salute.

Gli indicatori finanziari: la liquidità non coincide con l'utile

Un'impresa può chiudere il mese in utile e trovarsi comunque in tensione di cassa. Accade quando si incassa dopo che si è già pagato, quando il magazzino cresce o quando si affrontano investimenti e scadenze concentrate. Per questo gli indicatori finanziari vanno letti insieme a quelli economici.

• Giorni medi di incasso dei crediti: quanto tempo passa, in media, tra la fattura e il pagamento del cliente. Se aumentano, il capitale circolante assorbe liquidità.
• Giorni medi di pagamento dei fornitori: confrontati con quelli di incasso, mostrano l'equilibrio tra le due parti del ciclo.
• Rotazione del magazzino: per chi tiene scorte, indica quanto a lungo il denaro resta immobilizzato in merce.
• Flusso di cassa operativo: la liquidità generata dall'attività corrente, al netto delle variazioni del capitale circolante.
• Posizione finanziaria netta: debiti finanziari meno disponibilità liquide; il suo andamento nel tempo conta più del valore del singolo mese.
• Scadenzario di imposte, contributi e rate: una previsione di cassa dei prossimi mesi evita sorprese e consente di accantonare per tempo. Le scadenze effettive vanno sempre verificate con il proprio commercialista.

Come costruire un cruscotto semplice, senza complicarsi la vita

Il rischio opposto alla mancanza di controllo è l'eccesso di dati: decine di tabelle che nessuno legge. Alcuni criteri pratici aiutano a evitarlo.

• Pochi indicatori, sempre gli stessi: da otto a dieci, scelti in base al settore e al modello di business, calcolati ogni mese con le stesse regole per poterli confrontare nel tempo.
• Dati affidabili e aggiornati: senza una contabilità tenuta con regolarità e riconciliata, anche l'indicatore più elegante perde valore.
• Un budget di riferimento: senza un obiettivo non esiste scostamento. Può essere semplice, purché sia realistico e aggiornato quando le condizioni cambiano.
• Soglie di attenzione: definire in anticipo quando un valore richiede un approfondimento, per esempio un allungamento dei tempi di incasso oltre un livello ritenuto accettabile.
• Un appuntamento fisso: mezz'ora al mese per leggere i numeri insieme a chi li produce, decidere le azioni e verificarne l'esito il mese successivo.

Gli indicatori giusti dipendono dal settore, dalla dimensione e dalla fase di vita dell'impresa: una società di servizi, un'attività commerciale e una piccola manifattura guardano numeri in parte diversi. Quanto qui descritto ha carattere generale e informativo e non sostituisce una valutazione sul caso specifico.

Se desideri impostare un cruscotto adatto alla tua azienda, verificare la qualità dei dati contabili o collegare il controllo di gestione agli adeguati assetti previsti per la tua società, il confronto con il commercialista è il punto di partenza più efficace. Lo Studio Franzone & Partners affianca imprese e professionisti con consulenza fiscale, societaria, del lavoro e contabile: contattaci per un primo confronto.